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Reflexões sobre assuntos diversos...

Agenda cheia!

Você já passou por isso. Tenho certeza. Sua agenda está lotada de compromissos. Mas não quaisquer compromissos. São MEETINGS!

Sim, muitas. Inúmeras. Mais do que você consegue suportar. Mas como chegou nesse ponto?

Acompanhe meu raciocínio:

- Hoje as empresas trabalham basicamente com projetos. Cada área tem os seus e esses projetos acabam tocando outras áreas da empresa, que também tem seus projetos próprios e assim por diante;
- Basicamente ninguém fica de fora. Mesmo que seja por um curto período de tempo, a participação de todos acaba sendo importante;
- Ora, todos queremos ser importantes na empresa, então procuramos participar de todos os projetos possíveis, para que sejamos vistos e considerados dentro da empresa;
- Ao querer fazer tudo o resultado é uma agenda cheia para todos;
- E agenda cheia, normalmente, significa reuniões para acompanhar, decidir, negar, aceitar pontos do projeto.

Mas será que TODAS as reuniões são REALMENTE necessárias?

Já dizia um diretor meu que reunião com mais de meia hora não é reunião, é bate-papo. E é mesmo! Sei que em vários lugares isso já foi dito, dessa ou de outra forma, mas aqui vão algumas ideias de como fazer que sua produtividade não seja impactada pela avalanche de reuniões:

- O assunto pode ser resolvido, ou discuto, por todos os envolvidos usando um simples e-mail? Se sim, nada de reunião;
- O assunto pode ser resolvido com um simples telefonema? Se sim, nadica de reunião;
- OK, a reunião é obrigatória. Todos estão cientes do que vai ser tratado? Se não, mande a agenda, previamente, do que vai ser discutido e resista à tentação de sair fora dela, ainda mais se for você que estiver agendando a reunião.
- Não agende reuniões maiores do que trinta minutos. Nesse tempo dá pra se discutir os tópicos agendados, principalmente porque os participantes já deveriam estar preparados. Vide item anterior;
- Caso os itens sejam muitos, use o bom senso para dividir em reuniões separadas por tema, inclusive convidando somente aqueles que estão diretamente envolvidos. E faça reuniões menores, de quinze minutos.
- Fique atento ao horário: numa reunião de meia hora, espere por no máximo cinco minutos até que todos compareçam. Para poupar o tempo de todos, e por respeito àqueles que chegaram no horário.

Claro que essa lista nem de perto inclui tudo o que pode ser feito, mas é um começo… E você? Qual sua sugestão para reuniões mais produtivas e que não impactem sua produtividade?

Coloque um comentário e vamos aumentando essa lista!

Até mais!!

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